Begroting en verantwoording

Paragraaf Bedrijfsvoering

Arbeidskosten (loonkosten en Inhuur)

Inleiding

In dit deel van de paragraaf Bedrijfsvoering wordt ingegaan op de samenstelling en de omvang van de loonkosten en de kosten van externe inhuur, zoals toegezegd tijdens de behandeling van de Jaarstukken 2015 door de Statencommissie Bestuur en Middelen. De hieronder opgenomen bedragen voor loonkosten en kosten van inhuur passen binnen de hiervoor door Provinciale Staten toegekende budgetten die zijn opgenomen in de meerjarenramingen.

Loonkosten en kosten van inhuur vormen samen de arbeidskosten. Het BBV schrijft voor dat de arbeidskosten verbonden aan de uitvoering van de beleidsprogramma’s, de directe arbeidskosten, worden opgenomen bij de beleidsprogramma’s en dat de arbeidskosten van de ondersteunende taken (overhead) apart worden verantwoord, deze zijn opgenomen in het programma Middelen. Het gevolg van deze BBV-werkwijze is dat er geen inzicht is in het totaal van de arbeidskosten en de richtlijnen die hierop van toepassing zijn. Om dat inzicht wel te bieden wordt deze informatie opgenomen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Dit betreft dan een aanvulling op de voorschriften die daarvoor in het BBV zijn opgenomen.

Met het nieuwe coalitieakkoord is hernieuwd richting gegeven aan de ontwikkeling van de organisatie. GS en DT hebben in september 2015 een nieuwe organisatiekoers omarmd die onder meer via het Programma van Waarde vorm wordt gegeven. Met dit programma wil de provincie zich verder ontwikkelen tot een opgavegerichte organisatie die de eigen ambities verbindt en realiseert met de omgeving. Onderdeel van de ontwikkeling naar opgavegericht werken is het scherp inzichtelijk maken van de benodigde middelen om een bepaald doel te bereiken. Dit inzicht is nodig om de middelen van de provincie doelmatig en doelgericht te programmeren.

De hier bedoelde middelen voor arbeidskosten bestaan uit

  1. formatiebudget;
  2. materiële budgetten voor personele inzet (personeel in dienst van de provincie) en
  3. materiële budgetten voor inhuur.

Ad a: Arbeidskosten, onderdeel formatiebudget
Het formatiebudget bestaat uit vaste, variabele en gedifferentieerde loonkosten en het frictiebudget personeelsgerelateerde kosten en is passend binnen de loonbudgetten die hiervoor door PS beschikbaar zijn gesteld in de meerjarenramingen. De basis voor dit budget is de door PS vastgestelde formatie.

Onder vast loon wordt verstaan: reguliere beloning volgens de salarisschaal en vaste toelagen.
Variabele loonkostenhebben betrekking op eenmalige betalingen zoals overwerkkosten, toelagen onregelmatigheid en reis- en verblijfkosten.
Gedifferentieerde beloningheeft betrekking op structurele loonstijgingen hoger dan 3% voor het eerste jaar, incidentele beloningen en boter bij de vis beloningen. Het budget voor gedifferentieerd belonen bedraagt 0,75% van het budget voor vast loon. Dit is conform de afspraken die hierover met de bonden zijn gemaakt.
Frictiebudget personeelsgerelateerde kosten: Het management draagt zorg voor de inzet van personeel en de daarbij behorende kosten, een en ander binnen de daarvoor bestemde budgetten. In geval van bijzondere omstandigheden, overgangsregelingen, specifieke afspraken en onvoorziene zaken, kan indien het niet binnen de afdeling, noch in overleg met andere afdelingen, worden opgelost, een beroep worden gedaan op de beperkte frictie-pot, geplaatst bij de provinciesecretaris. Deze pot wordt gevormd uit de afrondingsverschillen van de verdelingen binnen de totaal toegekende begroting, conform de meerjarenraming.

Tabel: Formatiebudget

Omschrijving

2016

2017

2018

2019

2020

Formatie (fte)

1554,02 fte

1398,97 fte

1395,72 fte

1383,97 fte

1381,51 fte

Vaste loonkosten

114,8

104,0

103,4

102,3

102,0

Variabele loonkosten

2,6

2,2

2,2

2,2

2,2

Gedifferentieerde loonkosten

0,9

0,8

0,8

0,8

0,8

Frictie personeelsgerelateerde kosten

0,3

0,5

0,5

0,4

0,7

Totaal formatiebudget

118,6

107,5

106.9

105,7

105,7

De afname van de formatieomvang in de periode 2016-2020 is het gevolg van verzelfstandiging G.Z-H (inclusief de afbouw van overheadformatie bij de directie Concernzaken gaat het om 155,7 fte), afbouw Jeugdzorg (5,5 fte), afbouw van DLG-taken (1,8 fte), afbouw tijdelijke versterking Financieel toezicht en intergemeentelijke samenwerking (3 fte), afbouw tijdelijke capaciteit voor PZI (5,5 fte) en afloop van afbouwformatie DO (1 fte).

Ad b: Arbeidskosten, onderdeel materiële budgetten voor personele inzet
Dit onderdeel betreft de medewerkers in dienst van de provincie, waarvan de loonkosten worden gedekt uit materiële budgetten. Naar huidig inzicht gaat het in 2017 om een bedrag van € 4,4 mln. Met de behandeling / vaststelling van de P&C producten zijn door PS ook extra middelen beschikbaar gesteld voor de uitvoering van taken. Daarbij kan het gaan om intensivering van beleid en om aanvullend beleid. In het merendeel van deze uitbreidingen is sprake van capaciteitsinzet. Na de toekenning van het extra budget door PS is door de organisatie geïnventariseerd welk deel daarvan wordt aangewend voor arbeidskosten. Deze extra inzet betreft onder meer de inzet van trainees, decentralisatie natuur, invoering omgevingswet, Europa en het programma Energietransitie.

Tabel: materieel budget ten behoeve van personele inzet

Omschrijving
(bedragen x € 1 mln)

2016

2017

2018

2019

2020

Materieel budget t.b.v. personele inzet*

5,0

4,4

4,4

4.4

4,4

*    In 2016 was sprake van een eenmalige inzet van € 0,6 mln voor personele inzet. Dit betreft de invoering van de omgevingswet en kosten van vroegtijdige opvolging t.b.v. kennisoverdracht (bij a.s. pensionering van medewerkers)

Ad c: Arbeidskosten, onderdeel inhuur
Inhuur vormt samen met de loonkosten de arbeidskosten. De omvang van de inhuur is een managementkeuze op grond van een aantal criteria zoals specifieke expertise en opvang van fluctuaties in de personele bezetting. Het management is daarbij verantwoordelijk voor de aansluiting van de gevraagde prestaties op de (geplande) arbeidscapaciteit waarbij het toegekend budget kaderstellend is. De verwachte omvang van de inhuur is niet exact te voorspellen, ook al omdat deze deels wordt bepaald door niet direct te beïnvloeden factoren zoals personeelsverloop. Indien uitgegaan wordt van de prognose die in augustus 2016 voor het jaar 2016 is opgesteld, dan is de verwachting dat de totale inhuur (exclusief G.Z-H) € 22,3 mln bedraagt, waarvan € 5,0 mln wordt gedekt door vacatureruimte; € 17,3 mln wordt gedekt door de inzet van materieel budget uit de begroting.

Tabel: materieel budget ten behoeve van inhuur

Omschrijving
(bedragen x € 1 mln)

2016

2017

2018

2019

2020

Materieel budget t.b.v. inhuur

20,4

17,3

17,3

17,3

17,3

* Vanaf 2017 maakt de G.Z-H geen deel meer uit van de provinciale organisatie. De budgetten zijn hierop aangepast.

Arbeidskosten, resume budget

Tabel: Budget arbeidskosten

Omschrijving

2016

2017

2018

2019

2020

Formatiebudget

118,6

107,5

106.9

105,7

105,7

Materieel budget t.b.v. personele inzet

5,0

4,4

4,4

4.4

4,4

Materieel budget t.b.v. inhuur

20,4

17,3

17,3

17,3

17,3

Totaal budget arbeidskosten

144,0

129,2

128,6

127,4

127,4

Arbeidskosten, verantwoording in de jaarstukken
In de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarstukken tot en met 2015 werden de kosten van inhuur gepresenteerd. De daar opgenomen bedragen bevatten de inhuurkosten die ten laste van exploitatiebudgetten werden gebracht. In de CA  O voor de provincies, vastgesteld in maart 2016, is afgesproken dat de provincies voor wat betreft de verantwoording van de inhuur de rijksdefinitie volgen. Onder de laatste vallen alle kosten van inhuur, dus ook de kosten van inhuur die ten laste van investeringsprojecten zijn gebracht. Vanaf de Jaarstukken 2016 wordt deze definitie gehanteerd. Tevens wordt een indicator voor de inhuur geïntroduceerd; te weten inhuur, uitgedrukt als percentage van de totale arbeidskosten.

In de onderstaande tabel is de verantwoording van de arbeidskosten opgenomen, zoals deze vanaf de Jaarstukken 2016 wordt gepresenteerd. De opgenomen bedragen bevatten dan ook de arbeidskosten die ten behoeve van investeringsprojecten zijn gemaakt. In de tabel zijn de gerealiseerde cijfers van de jaren 2011 tot en met 2015 opgenomen.

Omschrijving
(bedragen x € 1 mln)

2011

2012

2013

2014

2015

Kosten loon (inclusief cao)

134,0

129,8

120,1

115,6

114,8*

Kosten inhuur**

23,7

18,2

17,5

17,5

21,4***

Totaal arbeidskosten

157,7

148,0

137,6

133,1

136,2

Percentage inhuur

15,0%

12,3%

12,7%

13,1%

15,7%

*   In 2015 was sprake van een cao-effect van € 2,4 mln op de lonen. Indien de lonen worden uitgedrukt in constante prijzen (exclusief cao-effecten), dan waren de loonkosten en de arbeidskosten € 112,4 mln respectievelijk € 133,8 mln.
**    In het Hoofdlijnenakkoord 2011-2015 is een taakstelling op de inhuur opgenomen. Deze taakstelling bedraagt structureel € 10 mln. In het referentiejaar 2010 werd nog € 34,6 mln uitgegeven aan inhuur.
***    De stijging van de kosten van inhuur in 2015 ten opzichte van 2014 treedt met name op bij de G.Z-H. In verband met de aanstaande overdracht / verzelfstandiging is het een bewuste keuze geweest om geen vast personeel aan te nemen op vacatures.

Richtlijnen Sturen op Arbeidskosten
Voor het inzetten van arbeidskosten ten behoeve van provinciale taken worden een aantal richtlijnen gehanteerd. De kern van het sturen op arbeidskosten is een effectieve besturing realiseren waarbij het integraal management versterkt wordt en besluiten over de aanwending van arbeidskosten transparant zijn. De sturing verschuift van een formatieve sturing met een beperkte financiële doorwerking naar een sturing op een afgewogen balans tussen taken, formatie en budget. Het management kan taken prioriteren en de formatie meer flexibel aanpassen. Het budget en de bestuurlijk afgesproken prestatieafspraken vormen het kader voor deze afwegingen.

De richtlijnen zijn te vatten in de volgende hoofdpunten:

  1. In het kader van opgavegericht werken is het uitgangspunt dat ten aanzien van arbeidskosten budgetsturing wordt toegepast op het totaal budget: personeel en materieel.
  2. Het primaire niveau van sturing is de afdeling. De afdeling prioriteert taken en past de formatie flexibel aan binnen het financieel kader (budget arbeidskosten). De formatie wordt begrensd door het beschikbaar budget.
  3. Fluctuaties bij de inzet van arbeidskosten worden binnen het totaal beschikbaar budget opgelost.

Strategische Personeels Planning (SPP)
Budgetsturing op arbeidskosten is gericht op meerjarige dekking van de kosten en daarover verantwoording afleggen. Dat vereist inzicht in de ontwikkeling van taken en een planning om hierop te anticiperen. Immers, een deel van de formatie is gericht op het realiseren van (investerings)projecten. Het gaat om een bedrag van € 11,8 mln per jaar dat wordt gedekt in de projecten. Indien de omvang van de projecten terugloopt, kan dit leiden tot overbezetting.
Daarnaast spelen factoren als tijdelijke en vaste taken, vaste en flexibele bezetting, korte en lange termijn verplichtingen, onder- en overbelasting van organisatieonderdelen en ruimte om fluctuaties op te vangen een rol bij het adequaat plannen van de middeleninzet.