1.1 Percentage overhead

Met ingang van de Begroting 2017 is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) aangepast. De belangrijkste wijziging die hieruit voortkomt is dat overheden niet langer op het percentage bedrijfsvoering sturen, maar op het percentage overhead. Voor komende periode sluit de provincie aan bij de vanuit de BBV en benchmark gehanteerde definitie. Het percentage overhead is op dit moment (medio september 2016) gelijk aan 38%. Het percentage is opgebouwd uit het aandeel bedrijfsvoering (29%), primair management en –ondersteuning (7%) en bestuursondersteuning (2%). Uit een benchmark uitgevoerd in 2015 blijkt dat de provincie met 38% overhead exact op het gemiddelde van medeoverheden uitkomt. De komende collegeperiode streeft de provincie naar een stabiel niveau van het overheadpercentage.

2.1 Afhandeling facturen binnen 30 dagen in %
Het percentage op tijd betaalde facturen is voor 2017 gesteld op 85% conform de begroting en realisatie van voorgaande jaren. Deze ambitie is lager dan van de Rijksoverheid waar wordt gestreefd naar 90%. Een belangrijke oorzaak voor het lagere percentage is de keuze van het laag in de organisatie beleggen van de bestelbevoegdheid, waardoor wij zeer veel verschillende leveranciers kennen die veelal onbekend blijken te zijn met de provinciale factuurvereisten om facturen snel en efficiënt te kunnen verwerken.

2.2 Doorlooptijd bezwaar- en beroepsprocedures (niet zijnde belastingen) en klachten
Ten aanzien van de bezwaar- en klachtenbehandeling zijn afgelopen jaren procesverbeteringen doorgevoerd, zoals betere monitoring van de afdoeningstermijnen en het vergroten van de juridische kennis en juridisch bewustzijn van de bij de bezwaar- en klachtenbehandeling betrokken ambtenaren. Het percentage tijdige beslissingen in 2016 was 54% en het huidige percentage ligt rond de 70%.
Er zullen altijd beslissingen op bezwaar niet binnen de termijn genomen kunnen worden (te late doorzending vanuit andere organisatie of noodzakelijk onderzoek voor juiste beslissing waarbij bezwaarde niet instemt met opschorting van de termijn). Voor 2017 wordt geen wijziging van deze (effect)indicator van 75% verwacht. Bij een wijziging volgt een nieuwe toelichting.

2.3 Doorlooptijd advisering bezwaren en klachten
Deze indicator heeft betrekking op de advisering door de bezwaarschriftencommissie en klachtenfunctionaris en ziet op het percentage adviezen op bezwaarschriften en klachten dat binnen een termijn van 12 weken respectievelijk 10 weken wordt uitgebracht. Ook hier geldt dat in sommige gevallen de termijn door externe omstandigheden, bijvoorbeeld onder 2.2 genoemd, niet gehaald kan worden, In 2015 was het percentage tijdige advisering 80%. Voor 2017 wordt geen wijziging van de indicator van 80% opgenomen. Bij wijziging van de indicator volgt een nieuwe toelichting.

2.4 Doorlooptijd belasting bezwaren
Belastingbezwaren maken geen onderdeel uit van de onder 2.2.4 genoemde bezwaar- en beroepsprocedures. De indicator op tijd afgehandelde belastingbezwaren is in 2016 op 75% gesteld, terwijl de doelrealisatie 85% bedroeg. Deze verbetering van de indicator is bereikt door verbetering van de kwaliteit van gegevens in de bronsystemen. Dit in 2015 gestarte proces heeft zich in 2016 doorgezet, waardoor voor 2017 de verwachting is minder bezwaren tegen belastingaanslagen te ontvangen. Tevens zijn procesafspraken met de omgevings-diensten en gemeenten gemaakt die mede bepalend zijn voor de realisatie van de doorlooptijd. Als indicator voor de Begroting 2017 wordt een percentage voorgesteld van 90%.

2.5 Klanttevredenheid (rapportcijfer op tienpuntschaal)
In het afsprakenkader ‘Samen werken, Samen leven’ (2007) tussen Rijk en provincies is opgenomen dat de overheidsdienstverlening minimaal een 7 moet scoren naar het oordeel van klanten. Provincies meten daarom sinds 2010 in gezamenlijkheid elke twee jaar de klanttevredenheid, gemeten in een rapportcijfer (6,8 in 2014). Het eerstvolgende onderzoek zal plaatsvinden in Q4 2016 en wordt tweejaarlijks herhaald.

Kwalitatieve toelichting op de besteding van het budget beschikbaar voor de Kwaliteitsimpuls
In het Hoofdlijnenakkoord is € 5 mln beschikbaar gesteld om te investeren in de kwaliteitsverbetering van de ambtelijke organisatie. In de voorjaarsnota wordt aangegeven wat we hier in ieder geval voor gaan doen en welke richting de overige besteding zal hebben. In 2016 wordt gestart met het invulling geven aan de Kwaliteitsimpuls. Deze incidentele impulsgelden ter grootte van € 5 mln (te besteden in vier jaar) zijn bedoeld om de organisatie te ondersteunen bij de noodzakelijke kwaliteitsverbetering. Belangrijk uitgangspunt is dat de Kwaliteitsimpuls niet ingezet wordt voor maatregelen die gefinancierd kunnen worden vanuit de reguliere budgetten voor leren en ontwikkeling.
Het nieuwe Hoofdlijnenakkoord en de Koersnotitie vragen om een intensivering van bepaalde competenties in de organisatie waardoor de verandering naar opgavegericht werken wordt gestimuleerd. Dat betekent een ontwikkelopgave voor de huidige populatie medewerkers door reguliere afspraken rondom vorming, training en opleiding. Die ontwikkeling is belangrijk, maar valt buiten de financiële scope van de Kwaliteitsimpuls, omdat hier toereikend regulier budget voor is. Het gaat er daarnaast vooral ook om dat nieuwe medewerkers competenties bezitten die bijdragen aan de veranderopgave. De Kwaliteitsimpuls kan daarom ingezet worden om kansen te pakken versneld medewerkers aan te trekken die met hun competentieprofiel de verandering ondersteunen. Enerzijds vindt dat plaats door dit spoor te richten op ‘verjonging’ van de organisatie. Ingezet wordt op een extra inspanning voor behoud van de huidige traineegroep en werving van een tweetal traineegroepen voor de periode 2016-2018 (zie ook indicator ‘aantal trainees’)
Anderzijds worden in het kader van de besteding van de Kwaliteitsimpuls de komende periode via Strategische Personeelsplanning (SPP) kansen geïdentificeerd om op specifieke plekken in de organisatie de instroom van nieuwe medewerkers versneld mogelijk te maken. Uitgaande van een beschikbaar bedrag van circa € 3 mln voor de resterende drie jaar looptijd en uitgaande van een gemiddelde loonsom van € 75.000 per jaar kunnen door deze inzet circa 14 fte versneld instromen. Voorwaarde voor de inzet van de Kwaliteitsimpuls is dat na afloop van de tijdelijke financiering reguliere dekking beschikbaar is. De inzet van de Kwaliteitsimpuls zal dus niet leiden tot structurele uitbreiding van de formatie.

Onderstaand financieel overzicht van de besteding van de € 5 mln budget voor de Kwaliteitsimpuls wordt komende tijd verder uitgewerkt over de verschillende jaarschijven. Eventuele specifieke financiële consequenties worden verwerkt bij Najaarsnota 2016 en / of Begroting 2017.